Pentingnya Tata Krama Bagi Sekretaris

Sekretaris adalah profesi yang punya peran krusial dalam dunia bisnis saat ini. Bahkan, bisa dibilang dari sekretaris lah masa depan perusahaan bergantung.

Mereka bukan lagi sekedar pembantu atasan, namun lebih dari itu. Para sekretaris di dunia modern adalah ujung tombak dan perwakilan perusahaan. Mereka juga adalah penghubung dengan para klien di ranah publik.

Karena peran penting merekalah, sekretaris dituntut untuk terampil menguasai berbagai skill untuk mendukung tugas-tugas mereka yang kian kompleks.

Selain itu, mereka juga perlu memahami tata karma serta etika profesi tersebut. Itu semua demi citra baik perusahaan dan mendukung kelancaran bisnisnya.

Berikut adalah beberapa poin etika yang utama bagi sekretaris:

  • Mampu menjaga rahasia perusahaan
  • Jujur dalam bertugas
  • Loyal terhadap perusahaan
  • Dapat diandalkan di berbagai kesempatan
  • Bertanggung jawab
  • Mampu bekerja optimal tanpa pengawasan
  • Kooperatif dengan berbagai pihak
  • Fleksible dalam bertugas
  • Mampu bertugas ganda
  • Tidak menerima segala bentuk suap

Tata krama sekretaris

Selain etika diatas, para sekretaris juga perlu menerapkan berbagai tata krama di bawah ini dalam kesehariannya. Berikut rincian tata krama tersebut:

  • cara berbusana

Dalam berbusana, sekretaris perlu memperhatikan waktu, kondisi jasmani, iklim, bahan, warna dan motif pakaian, asesoris serta kosmetik.

  • cara berbicara

Beberapa hal yang perlu dilakukan sekretaris dalam berbicara seperti

  1. tidak ceroboh
  2. tidak menyinggung perasaan pihak lain
  3. tidak memuji diri dan bergosip
  4. tidak membicarakan hal pribadi
  5. tidak memotong pembicaraan
  6. tidak membesar-besarkan masalah sepele.
  • cara mendengarkan

Sekretaris perlu mendengar berbagai pembicaraan dengan seksama dan merespons serta mengambil kesimpulan dengan bijak.

  • cara duduk

Saat duduk, sekretaris, terutama wanita, perlu memperhatikan kesopanan sekaligus kenyamanan dalam posisinya.

  • cara berjalan

Saat berjalan, sekretaris perlu menampilkan kepercayaan diri yang tidak berlebihan dan aura positifnya.

  • cara makan dan minum

Saat makan dan minum, sekretaris perlu memperhatikan beberapa hal seperti

  1. tidak terburu-buru
  2. memilih makanan dan minuman sesuai dengan kondisi dan situasi
  3. mengkonsumsi makanan dan minuman dengan cara yang sopan
  4. menawarkan kepada kawan atau orang sekitarnya jika perlu.

Potret sekretaris modern

Profesi administratif ini masih populer bagi kaum wanita hingga saat ini. Kondisi ini praktis tidak berubah dibandingkan dekade tahun 50an. Meski begitu, peran dan tugas mereka telah banyak berkembang.

Kini, profesi ini lebih umum disebut sebagai staff administrasi, personal asisten dan sebagainya.

Mereka kini lebih diberi kewenangan dalam proses pengambilan keputusan dalam lingkup administrasi perusahaan, bukan lagi sekedar ajudan direktur.

Di samping itu, para sekretaris juga diandalkan untuk mengelola dan menata semua kebutuhan perusahaan.

Berikut adalah beberapa skill yang diperlukan untuk menjadi sosok sekretaris modern yang ideal:

  • program komputer administrasi perkantoran
  • pengolahan data digital dan fisik
  • komunikasi efektif sebagai penghubung manajemen dan staff.
  • manajemen SDM untuk melatih staff baru.
  • perencanaan proyek dan riset.
  • pemahaman beberapa bahasa asing.

Dengan sejumlah tugas diatas, peran sekretaris juga makin luas dan kompleks.

Mereka lebih sering bertemu dengan berbagai pihak termasuk media massa dan klien luar negeri.

Maka dari itu, makin pentinglah tata karma dalam profesi ini karena secara tidak langsung mereka adalah wajah perusahaan atau institusi yang diwakilinya bagi publik.

References
  1. Carolina, Ana. The Secretarial and Office Professional Ethics. 2009, November, 23. Retrieved from secretarynowadays.blogspot.co.id
  2. Odendaal, Adrian. Why Today’s Secretaries Are Much More than Just Secretaries. 2015, July 1. Retrieved from oxbridgeacademy.edu.za.

Tinggalkan Balasan

Alamat email Anda tidak akan dipublikasikan. Ruas yang wajib ditandai *